Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Предприятия ежедневно обрабатывают множество документов разного вида. Классификация их становится одним из самых значимых процессов в документообороте, и если объем документов увеличивается, повышаются затраты времени и труда на их обработку. Однако интеллектуальные решения ABBYY могут упростить рутинную работу компаний.

Введение документов в корпоративную систему может ощутимо увеличить эффективность работы персонала и снизить число ошибок. Некоторые программные комплексы, помимо распознавания документов, смогут также их классифицировать, извлекать, проверять и вводить данные в корпоративные информационные системы.

Программы с функцией автообучения могут автоматически отвечать на запросы, что позволяет снизить затраты на внедрение и обслуживание. В зависимости от заявки программа может направить ее или сформировать автоответ для пользователя.

Для автоматической классификации и распознавания документов могут использоваться источники из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий. Существуют также решения, способные интегрировать функционал классификации и обработки документов в используемую корпоративную систему.

При выборе интеллектуальной системы обработки информации следует обращать внимание на опыт проверенных компаний, имеющих успешные решения в данной области.

Как классифицировать документы: основные принципы

Классификацию документов в делопроизводстве можно осуществлять по различным принципам, например, по времени создания, по месту издания или по уровню секретности. Однако в организациях наиболее популярны два принципа: классификация по сфере использования документа и классификация по содержанию.

Классификация по сфере использования предполагает разделение всех документов на несколько подгрупп, включая:

• организационно-правовые документы (например, договоры, уставы, должностные инструкции);
• распорядительные документы (приказы, решения и т. д.);
• учетно-расчетные документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и другие);
• информационно-справочные документы (служебные записки, справки, письма и т. д.);
• нормативные документы (правила, стандарты и др.);
• коммерческие договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, возможна только после прочтения документа. Например, чтобы определить, что перед вами договор, а не его приложение, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Важно понимать, что каждый документ может быть классифицирован одновременно по типу и по содержанию. Для обработки документов ответственным сотрудникам необходимо определить тип документа, перевести его в электронный формат, ввести в систему и отправить в соответствующее подразделение. Ошибки при ручной обработке документов могут приводить к искажению данных и недопустимы, если компания стремится занять лидирующие позиции на рынке.

Также клиентские запросы и электронные письма необходимо обрабатывать быстро и точно, иначе компания может потерять доверие клиентов. Многие клиенты ожидают ответа не более, чем через полчаса после отправки запроса, а некоторые считают, что компания обязана отвечать даже в выходные и ночное время. Несвоевременные ответы на запросы могут сильно снизить уровень доверия к компании.

Для упрощения процесса классификации и обработки документов сотрудники компаний могут использовать решения ABBYY.

ABBYY предоставляет решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях. Их продукты подходят как для улучшения делопроизводства, так и для работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой и других отраслях. Наиболее полезными для этой цели являются технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR и уникальная технология анализа и понимания текстов на естественных языках — ABBYY Compreno.

С помощью технологии ABBYY OCR можно точно конвертировать бумажные документы, их сканы, фото и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие. ABBYY Compreno способна производить полный семантико-синтаксический анализ текстов, анализируя события и связи, что позволяет значительно повысить качество и полноту информации для компании.

ABBYY FlexiCapture Engine предназначено для классификации любых документов, используя оптическое распознавание символов, меток и интеллектуальную обработку печатных документов. Для классификации структурированных документов используются созданные заранее шаблоны, а для неструктурированных — гибкие описания. ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации, а также повысить качество обслуживания клиентов и оптимизировать затраты на обработку документов. В зависимости от потребностей заказчика, он может выбрать продукт, который оптимально подходит именно ему.

Фото: freepik.com